La première étape du processus est la planification qui permet de définir les catégories, les critères d’évaluation, la matrice de notation et l’annonce dans le journal le cas échéant.
Les informations ci-dessus sont utilisées pour créer les modèles de critères d’évaluation en ligne que les soumissionnaires utilisent pour compléter leurs soumissions.
Lors du paiement, l’enchérisseur reçoit un e-mail automatisé confirmant le paiement et un reçu est émis. L’enchérisseur a alors accès aux catégories payées et est en mesure de répondre à l’offre.
Après la clôture de la période d’enchères, les enchérisseurs n’ont plus accès à leurs offres. Tendersure™ évalue et note ensuite automatiquement les soumissions des soumissionnaires en fonction des critères d’évaluation saisis lors de la création des modèles en ligne.
Tendersure™ permet un contrôle électronique de la qualité des documents soumis par les soumissionnaires. Ce faisant, la validité des documents est vérifiée auprès des principaux organismes de réglementation tels que :
- Autorité fiscale – validité du certificat de conformité fiscale ;
- Conseil de comté local – validité de la licence commerciale/commerciale ;
- National Construction Authority (NCA) – validité des certificats de conformité de construction pour les entreprises de construction ;
- Organismes de certification professionnelle.
Un exercice de diligence raisonnable est effectué pour les fournisseurs inconnus qui ont atteint le seuil/la note de passage requis. Ceci est important pour s’assurer que les soumissionnaires retenus ont la qualité nécessaire dans leurs produits et ont également la capacité de livrer. La diligence raisonnable peut impliquer d’appeler ou de visiter les références du fournisseur pour vérifier la qualité des biens ou des services que le soumissionnaire a offerts ailleurs, d’obtenir et de tester des échantillons si nécessaire, et de visiter les locaux des fournisseurs pour vérifier l’existence de locaux commerciaux physiques. Les résultats du processus de diligence raisonnable sont saisis dans le système Tendersure pour référence future.
Cela implique l’examen, l’approbation et la ratification des recommandations du processus d’approvisionnement des fournisseurs Tendersure™. De plus, le système Tendersure™ envoie automatiquement des lettres de commentaires à tous les soumissionnaires après approbation finale par l’Acheteur. Tendersure™ est proposé en tant que service géré et le résultat est une base de données électronique principale des fournisseurs dans un format de fichier plat CSV avec toutes les informations.
Tous les documents joints aux offres par les soumissionnaires sont stockés dans la base de données Tendersure™ sur le cloud. Les serveurs Tendersure™ sont hébergés et maintenus par Amazon Web Services (AWS) qui est construit avec les normes les plus élevées de confidentialité et de sécurité des données. Ces documents sont disponibles pendant la période requise par la loi sur la conservation des documents pour les différentes juridictions.
